Avec l’évolution constante des réglementations fiscales et des technologies, la facturation électronique deviendra bientôt obligatoire pour de nombreuses entreprises.
En France, la réforme s’étendra à l’ensemble des transactions interentreprises d’ici 2026, avec un déploiement progressif selon la taille des entreprises. Cette transformation vise à simplifier les processus administratifs, renforcer la lutte contre la fraude fiscale, et moderniser la gestion des factures.
Pour vous assurer que votre entreprise est prête, voici une checklist complète des points essentiels à vérifier avant le passage à la facturation électronique obligatoire.
Comprendre les obligations légales
La première étape pour se préparer est de comprendre clairement les exigences légales de la facturation électronique :
- Quels types d’entreprises sont concernées ? Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, seront progressivement soumises à cette obligation. Les grandes entreprises ont déjà commencé à s’y adapter, et les PME et TPE suivront.
- Quels délais respecter ? Une préparation pour toutes les entreprises avant 2026, afin d’être prêt pour cette année-là.
- Quels formats sont requis ? Les factures devront être émises et reçues dans des formats électroniques structurés spécifiques (XML, UBL, etc.), acceptés par la plateforme publique de facturation (Chorus Pro ou des plateformes privées certifiées).
Choisir la bonne plateforme de facturation
Pour être conforme, votre entreprise devra passer par une Plateforme Agréée ou utiliser le portail public de facturation. Il est donc crucial de :
- Identifier les Plateformes Agréées et choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
- Vérifier que la solution choisie est compatible avec vos outils actuels (ERP, comptabilité).
- Vous assurer que la plateforme gère non seulement l’émission et la réception des factures, mais aussi leur archivage conforme à la législation fiscale.
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Adapter vos processus internes
La transition vers la facturation électronique ne se limite pas à un simple changement d’outil. C’est aussi l’occasion d’optimiser vos processus internes :
- Former votre équipe comptable à la gestion des nouvelles interfaces, outils et procédures.
- Assurer une gestion stricte des numéros de factures pour éviter les doublons ou les erreurs.
Garantir la conformité des données
Les factures électroniques doivent respecter des critères stricts en termes de contenu et de traçabilité. Vérifiez que :
- Vos factures contiennent toutes les mentions légales obligatoires : numéro SIRET, numéro de TVA, date d’émission, montant HT/TTC, etc.
- Vous disposez d’une procédure pour assurer que les données sont exactes et à jour, notamment en ce qui concerne les informations de vos clients et fournisseurs.
Sécuriser l’archivage des factures
La réglementation impose de conserver les factures électroniques pendant une durée de 10 ans dans un format sécurisé. Assurez-vous que :
- Vos factures électroniques sont archivées dans un espace sécurisé et conforme à la législation.
- L’archivage est effectué de manière automatisée pour éviter tout risque de perte ou d’oubli.
- Les factures sont accessibles rapidement pour les contrôles fiscaux ou les audits internes.
Anticiper les relations avec vos partenaires commerciaux
La facturation électronique implique que vous soyez capable de recevoir et d’émettre des factures électroniques avec tous vos partenaires commerciaux. Pour cela :
- Communiquez dès maintenant avec vos clients et fournisseurs sur la transition à la facturation électronique.
- Assurez-vous que vos systèmes sont interopérables avec ceux de vos partenaires, afin de garantir un échange fluide des factures.
Vérifier la conformité fiscale
La facturation électronique obligatoire a pour but de faciliter les déclarations fiscales et de lutter contre la fraude. Il est donc important de :
- S’assurer que votre solution de facturation électronique est compatible avec le contrôle continu des transactions (e-Reporting).
- Mettre en place des procédures pour que toutes vos transactions soient transmises à l’administration fiscale via la plateforme choisie.
Former vos équipes
Enfin, n’oubliez pas l’aspect humain de cette transition. Assurez-vous que vos équipes sont prêtes :
- Organisez des sessions de formation sur les nouveaux outils et les processus de facturation électronique.
- Impliquez également les services juridiques, comptables et informatiques dans cette transformation pour garantir une mise en œuvre fluide.
La facturation électronique obligatoire est une transformation majeure qui impactera toutes les entreprises. En suivant cette checklist, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est prête à aborder cette transition sereinement. Ce changement, bien qu’exigeant au départ, présente de nombreux avantages : simplification des processus, réduction des coûts administratifs et renforcement de la conformité fiscale. Soyez proactif et anticipez les besoins pour tirer pleinement parti de cette nouvelle ère numérique.
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