La réforme de la facturation électronique a concentré l’attention sur l’émission et la réception des factures. Un sujet reste pourtant nettement moins traité, alors qu’il concerne directement toutes les entreprises : l’archivage. Car lorsque celui-ci n’est pas réalisé dans des conditions conformes aux exigences légales, il peut se retourner contre l’entreprise au moment où elle en a le moins besoin : lors d’un contrôle fiscal.
Un principe qui ne change pas : la durée de conservation
La réforme ne modifie pas les obligations de conservation des factures, qui restent fixées par le droit commun. Les factures doivent être conservées pendant une durée minimale de six ans à compter de la clôture de l’exercice au titre duquel elles ont été émises ou reçues, au regard des obligations fiscales, cette durée pouvant être plus longue selon d’autres obligations (comptables, commerciales). Ce point ne change pas avec la réforme : ce qui change, c’est la nature du document à conserver, et donc les modalités techniques de sa conservation.
L’archivage papier ne disparaît pas d’un coup
Toutes les factures émises ou reçues avant la bascule vers la facturation électronique restent soumises aux règles de conservation qui s’appliquaient au moment de leur émission. Concrètement, une entreprise qui archivait ses factures au format papier ou en PDF simple avant la réforme n’a pas à reconvertir rétroactivement cet historique au nouveau format structuré. Elle doit en revanche continuer à le conserver dans des conditions garantissant son intégrité et son accessibilité pendant toute la durée légale, ce qui signifie, pour beaucoup d’entreprises, un système d’archivage à double vitesse pendant plusieurs années : l’ancien historique dans son format d’origine, les nouveaux flux dans leur format électronique structuré.
Ce que change réellement la facture structurée pour l’archivage
Une facture électronique au format Factur-X, UBL ou CII n’est pas seulement un fichier différent d’un PDF classique : c’est un document dont l’intégrité et l’authenticité doivent pouvoir être démontrées dans la durée, au même titre qu’une facture papier devait pouvoir prouver qu’elle n’avait pas été altérée depuis son émission. Un simple stockage sur un serveur ou un espace cloud non sécurisé ne suffit pas à répondre à cette exigence. L’archivage doit garantir que le document conservé est bien celui qui a été émis ou reçu à l’origine, sans modification possible, avec une traçabilité de son cycle de vie.
C’est là que la distinction entre « stocker » et « archiver légalement » devient déterminante. Une entreprise peut très bien avoir accès à ses factures électroniques via sa PA pendant la durée du contrat qui la lie à cette plateforme, sans que cela constitue pour autant un archivage à valeur probante au sens légal, notamment si elle change de prestataire ou si celui-ci cesse son activité.
H2 Le rôle de la PA dans l’archivage : à ne pas présumer automatique
Un point mérite d’être clarifié, car il est source de confusion fréquente : l’immatriculation d’une Plateforme Agréée par la DGFiP porte sur sa capacité à transmettre les factures et les données de facturation dans le respect du cadre réglementaire. Cela ne signifie pas systématiquement que la PA assure, par défaut, un archivage à valeur probante sur toute la durée légale de conservation. Selon les offres et les prestataires, l’archivage peut être inclus, proposé en option, ou tout simplement absent du périmètre contractuel, l’entreprise devant alors s’en assurer par un dispositif complémentaire.
Avant de considérer ce sujet comme réglé du simple fait d’avoir souscrit à une PA, il est nécessaire de vérifier précisément ce que couvre le contrat : durée de conservation garantie, modalités de récupération en cas de changement de prestataire (le sujet rejoint ici directement celui de la portabilité), et conformité du dispositif d’archivage aux exigences légales en vigueur.
Les question à se poser sur son dispositif d’archivage
- L’archivage de mes factures électroniques est-il inclus dans mon contrat avec ma PA, ou dois-je le sécuriser séparément ?
- La durée de conservation garantie contractuellement correspond-elle bien à la durée légale applicable à mon activité ?
- En cas de changement de PA, que devient l’accès à mes factures archivées durant les années suivant la bascule ?
- Mon historique de factures antérieures à la réforme est-il toujours conservé dans des conditions conformes, ou ce sujet a-t-il été perdu de vue au moment du déploiement du nouveau dispositif ?
- En cas de contrôle fiscal portant sur un exercice antérieur au basculement, suis-je en mesure de produire l’ensemble des pièces, quel que soit leur format d’origine ?
Un sujet à ne pas laisser de côté après le déploiement initial
L’énergie consacrée à la mise en conformité s’est très largement concentrée, ces dernières semaines, sur la mise en route des flux d’émission et de réception. C’est compréhensible, tant cette étape était prioritaire. Mais l’archivage ne doit pas devenir l’angle mort du dispositif une fois cette première étape validée : c’est un sujet qui ne se traduit pas par un incident visible au quotidien, contrairement à un flux bloqué ou une facture rejetée, mais qui peut avoir des conséquences bien plus lourdes le jour où un contrôle vient précisément interroger la capacité de l’entreprise à produire ses pièces justificatives sur plusieurs exercices.
L’approche d’EsaLink sur l’archivage
Chez EsaLink, l’archivage des flux de facturation électronique fait partie intégrante de l’offre Hubtimize e-Invoicing, et non d’une option annexe à négocier séparément. Les factures traitées via la plateforme sont conservées dans des conditions garantissant leur intégrité et leur accessibilité sur la durée légale de conservation, avec une continuité assurée même en cas d’évolution du contrat ou de changement de périmètre pendant 10 ans. C’est une archivage classique de vos flux. Ce sujet est également couvert dans le cadre des changements de PA accompagnés par EsaLink, pour que l’archivage ne devienne jamais le point de rupture d’une bascule vers, ou depuis, la plateforme.
Nous proposons également en option grâce à un nos partenaires l’archivage à valeur probante certifiée bénéficiant de la norme NF461.
La conformité à la réforme ne s’arrête pas au bon acheminement d’une facture. Elle se prouve aussi, plusieurs années plus tard, par la capacité à la retrouver intacte le jour où on vous la demande.
