La facturation électronique ne correspond pas à une simple numérisation d’une facture à partir de son format papier. Elle représente en réalité bien plus que cela. C’est la transformation digitale intégrale des processus de la facturation en adéquation avec les avancées technologiques des systèmes informatiques.
De sa génération à sa mise en traitement, en passant par son contrôle de conformité et sa transmission, la facture électronique s’inscrit dans une démarche concrète de réduction des coûts et des délais inhérents au support papier. Le tout se fait de manière à garantir l’authenticité, l’intégrité légale et la lisibilité de la facture.
Par conséquent, un simple scan d’une facture envoyée en pièce jointe par mail n’aura nullement la valeur escomptée d’un document commercial, comptable et juridique aux yeux de la réglementation comme nous l’attendons d’une facture.
Pour rappel, vous pouvez accéder au calendrier des obligations de passage à la facturation électronique en consultant notre article dédié.
Quelles sont les différentes catégories de factures électroniques ?
La facturation électronique peut impliquer une multitude de formats qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins spécifiques de chaque entité. En revanche, nous distinguons trois grandes catégories qui illustrent par leurs propriétés l’exhaustivité du e-invoicing.
- Les formats non structurés des factures tels que les PDF natifs, les JPEG ou d’autres qui nécessitent par nature l’intervention et la compréhension de l’œil humain pour pouvoir être exploitable et ceci manuellement.
- Les formats structurés qui s’inscrivent dans les normes techniques de l’EDI (Echange de Données informatisé). Ces formats ont la particularité d’être construits de sorte à être facilement compris par les systèmes informatiques. Une facture au format structuré est en autre une méthode de compilation des données qui les rend très facilement exploitables par les machines. Cette configuration demeure cependant inadaptée pour l’œil humain.
- Le format hybride, se présente comme une combinaison des deux mondes pour offrir les avantages sans les contraintes. Ce format a la particularité d’être à la fois lisible par la machine (les systèmes d’information) et l’œil humain. Un lisible (en .PDF) est relié informatiquement à une capsule de données structurée (en .XML) destinée automatiquement aux machines.
Focus sur la Factur-X, un format pratico-pratique
Développée conjointement par la France et l’Allemagne elle a été mise en application dès juillet 2017 par le Forum National de la Facture Electronique (FNFE).
La Factur-x se définie comme un standard de facture électronique à la fois visible et imprimable par l’humain (sous format PDF/A3) et lisible par la machine (format XML).
Elle ambitionne avant tout de :
- De faciliter le passage à la facturation électronique des petites et moyennes entreprises.
- De simplifier les échanges commerciaux au sein des pays de l’Union Européenne par la mise en place d’un format de facture électronique commun et efficace.
La Factur-X est donc un format dit « mixte », qui en plus d’être visualisable conventionnellement, demeure interprétable par les logiciels de gestion et de comptabilité.
La structure de la Factur–x répond intégralement à la norme européenne sémantique EN 16931. Par conséquent, ces factures possèdent toutes les informations du socle légal demandé : elles sont structurées selon une configuration qui contient plus de 165 champs de données spécifiques, une multitude de règles et divers calculs inhérents aux données.
La Factur-X : un standard unique avec différents profils possibles
La Factur-X possède un système de compilation hiérarchique des profils de données, qui vont du plus simple au plus complexe qui épousent les spécificités métiers des entreprises.
Ainsi, les entreprises ont à leur disposition des structures préétablies pour pouvoir engendrer leurs factures de la manière la plus adaptée possible.
Il existe un large panel de profils :
- Le profil MINIMUM exprime le stricte nécessaire des données qui répondent aux exigences fiscales et comptables inhérentes à l’obligation de la facturation électronique. Sont exposées le numéro et la date de facture, le type du document (facture, acompte, avoir et autres), les références SIRET/SIREN du vendeur et de l’acheteur, le numéro de la TVA, le montant HT, TVA, TC et le net à régler. Ce profil répond intégralement aux exigences de la plateforme Chorus Pro pour les factures B2G.
- Le profil BASIC WL (« WithOut Line ») correspond à une version ajustée du profil minimum auquel ont été ajoutées des informations de facturations complémentaires qui n’entrent pas dans le cadre obligatoire de la facturation. Ces informations, telles que le nom et l’adresse du fournisseur, le mode de paiement, l’IBAN et la référence des livraisons qui permettent l’automatisation des traitements par le Système d’Information du client.
- Le profil BASIC SIMPLE contient le détail des lignes de la facture tel que les références d’article, les quantités et les prix unitaires spécifiques.
- Le profil EN 16931 (ou COMFORT) qui s’inscrit dans la norme sémantique européenne EN 16 031 avec plus de 165 champs de données respectant des listes de codes standardisés.
- Le profil EXTENDED, demeure celui qui se veut le plus exhaustif et vise à englober des larges spectres de spécificités complexes. Ce profil « projet » est en cours d’élaboration pour pouvoir répondre de la meilleure manière aux besoins futurs les plus exigeants.
La Factur-X, une accessibilité assurée en toute circonstance
La nature accessible et configurables de la Factur-X lui confère toutes les qualités que l’on pourrait attendre de la facturation électronique. Les entreprises émettent des Factur-X sans devoir prendre en compte la capacité de leurs interlocuteurs à pouvoir visualiser/traiter ces informations, puisque :
- La saisie de la facture chez le client peut tout à fait être manuelle avec le visuel du PDF
- Le PDF peut être parfaitement lu avec des solutions de Lecture et de Reconnaissance Automatique
- Le fichier .XML peut être intégré automatiquement dans le SI du destinataire, celui-ci ne prendra en charge que les informations qu’il pourra traiter en fonction de sa configuration.
La Factur-X un vecteur flexible simplifiant le passage obligatoire à la facturation électronique
Afin de rendre accessible et faciliter la transition au 100% factures électroniques, les entreprises pourront rapidement opter pour le format de la Factur-X pour ne pas être dépendant de la préparation de leurs clients.
Par son efficacité et sa souplesse, la Factur-X donne sens à la transition et s’avère être une concrétisation majeure de la facturation électronique.
L’ensemble de la documentation technique, des différents profils et des spécificités inhérentes à la Factur-X sont consultables sur le site du FNFE, Forum National de la Facture Electronique.
