La facturation électronique (ou e-Invoicing) devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir de 2026. Entre nouveaux acronymes, formats techniques et acteurs réglementés, le vocabulaire de cette réforme peut vite devenir complexe.
Ce glossaire a pour objectif de clarifier tous les termes essentiels pour comprendre, préparer et réussir votre transition vers l’e-Invoicing.
Les bases de la facturation électronique
E-Invoicing / Facture Electronique
La Facture Electronique, entendu par la réforme fiscale 2026, n’est pas un simple PDF. Il s’agit désormais de l’ensemble du processus d’émission, de transmission et de réception des factures sous un format électronique structuré, contenant des données normalisées et permettant leur lecture automatique par les systèmes informatiques. L’e-Invoicing garantit la conformité fiscale et la traçabilité complète des flux de factures sans intervention papier.
Comment réussir sont projet e-Invoicing ?
E-Reporting
Transmission électronique à l’administration des données de ventes et de TVA non couvertes par l’e-Invoicing. Sont concernées notamment : les opérations B2C et internationales.
Dématérialisation
Transformation des documents papier en documents numérique. Dans le contexte du e-Invoicing, il s’agit d’une dématérialisation fiscale et structurée, où les données sont exploitées directement par les systèmes comptables.
Les formats et standards de données
Les trois formats que l’on vous présente dans cet article sont les 3 formats a adopter pour être en total conformité avec la réforme e-Invoicing.
Factur-X
Le format hybride français.
- Mi-PDF, mi-XML : simple à lire, structuré pour les systèmes
- Adapté aux TPE / PME
- Facile à émettre, facile à intégrer
- Recommandé pour les entreprises avec peu de ressources IT
- Compatible avec les exigences françaises et européennes
Le Factur-X est le format le plus accessible de la réforme.
UBL (Universal Business Language)
Le format international et universel
- Standard reconnu mondialement
- Très utilisé en Europe (notamment via PEPPOL)
- Idéal pour les échanges B2B transfrontaliers
- Format structuré et très détaillé
- Souvent privilégié par les grandes entreprises et les flux internationaux.
UBL est le format “global” de la réforme.
CII -Cross Industry Invoice)
Le format le plus technique et complet
- Basé sur un fichier XML structuré
- Développé par l’UN/CEFACT
- Très structuré et extrêmement précis
- Parfait pour les environnements complexes et les groupes multi-activités
- Souvent choisi par les multinationales
- Idéal pour les besoins avancés de conformité et d’automatisation
CII, c’est la colonne vertébrale des factures très techniques.
Mapping (ou correspondance de données)
Processus de correspondance entre les champs de données de deux formats (ex : conversion d’un message EDI / iDoc / CSV / XML … vers un des trois formats structurés autorisés entre Plateforme Agréées). Le mapping assure la compatibilité entre ERP, PA et formats réglementaires.
Les acteurs et plateformes du e-Invoicing
Plateforme Agréée (PA)
Partenaire technologique agréée par l’administration fiscale française pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques. La PA assure :
- La vérification de conformité des factures,
- Leur transmission sécurisée au destinataire,
- Et la remontée des données fiscales à l’Etat.
KYC / KYB
Les Plateformes Agréées ont l’obligation de vérifier l’identité des entreprises qu’elles connectent à la plateforme publique via l’annuaire afin de garantir leur conformité réglementaire et activer leur service. La première étape de ce process a pour objectif de recueillir les informations nécessaires à l’identification et à la vérification de votre entreprise et de son représentant légal ou signataire effectif.
Chorus Pro
Portail public utilisé pour les factures B2G (Business to Government). Il reste en place pour les échanges avec le secteur public, tandis que le privé passe progressivement aux PA. En fonction de la Plateforme Agréée que vous choisissez, celle-ci peut être directement connectée à Chorus Pro pour transmettre directement les informations les concernant.
Annuaire central national (SIREN/SIRET)
L’Annuaire central de la réforme est la base de données nationale qui recense toutes les entreprises françaises concernées par la facture électronique. Il indique où chaque entreprise souhaite recevoir ses factures, et via quelle Plateforme Agréée. Il garantit ainsi que les factures arrivent au bon endroit grâce à “l’adresse électronique” déterminée par chacune des entreprises.
En savoir +, sur l’Annuaire de la réforme.
Adresse électronique de facturation
L’Adresse électronique ne désigne pas une adresse e-mail, mais une adresse de routage utilisée pour savoir où envoyer les factures électroniques d’une entreprise. Lorsqu’une entreprise émet une facture, elle interroge donc l’Annuaire, par le biais de sa Plateforme Agréée, pour savoir à quelle Adresse électronique l’envoyer.
OPTIN
Dans le cadre de la RFE26, chaque entreprise doit désigner une ou plusieurs Plateformes Agréées pour assurer la transmission, la réception et le traitement de ses factures électroniques conformément aux exigences de l’administration fiscales. Ce formulaire a pour objectif de recueillir votre accord quant à l’utilisation de notre solution Hubtimize e-Invoicing en tant que Plateforme Agréée chargée de la réception de vos factures et de formaliser votre intention de nous confier ce rôle dans le cadre de vos échanges dématérialisés. Ces informations nous permettront ensuite de poursuivre le processus de paramétrage dans l’annuaire de l’administration fiscale française.
Les flux et processus techniques
La vie d’une facture électronique
- Création dans l’ERP,
- Transmission via une PA,
- Réception et validation par la PA du client,
- Partage des statuts de traitement (Cycle de vie),
- Archivage.
Chaque étape est tracée et enregistrée pour garantir la transparence et la conformité.
Quels documents sont concernés par la réforme 2026 ?
Interopérabilité
Dans le cadre de la réforme fiscale RFE26, l’interopérabilité désigne la capacité des systèmes d’information fiscaux à communiquer, échanger et exploiter des données de manière fluide, sécurisée et normalisée entre les administrations publiques, les plateformes fiscales et les systèmes d’information des entreprises. Elle permet notamment la connexion des ERP et des outils métiers des entreprises avec les systèmes de la PA, afin d’automatiser les échanges de données fiscales, d’assurer la cohérence et la fiabilité des informations, de renforcer la transparence et le contrôle, et de simplifier les obligations déclaratives tout en garantissant la traçabilité et la sécurité des données..
API (Application Programming Interface)
Interface logicielle permettant aux systèmes (ERP, PA, outils comptables) de s’échanger des données automatiquement et en temps réel.
EDI (Échange de Données Informatisé)
Mode d’échange électronique standardisé utilisé depuis des années (EDIFACT, XML, etc.). L’EDI reste compatible avec l’e-Invoicing, à condition d’intégrer les données fiscales exigées.
Les obligations réglementaires et fiscales
Loi de finances
La loi de finances est un acte législatif adopté annuellement par le Parlement qui prévoit, autorise et encadre les ressources et les charges de l’État pour une année donnée. Elle fixe les modalités de perception des recettes publiques, notamment fiscales, et détermine les dépenses de l’État, conformément aux orientations de la politique économique et budgétaire du gouvernement.
Validation fiscale
Vérification automatique de la conformité d’une facture avant son envoi : mentions légales, taux de TVA, identifiants SIREN, format, etc. La facture se doit d’être également vérifier par la PA de receveur lors de sa réception.
Piste d’audit fiable (PAF)
Avant la généralisation du e-Invoicing, la PAF assurait la traçabilité des factures papier ou PDF. Elle reste aujourd’hui utile pour documenter les contrôles internes et démontrer la conformité en cas d’audit.
Archivage électronique
Les factures doivent être conservées sous format électronique pendant une durée légale (10 ans en France) garantissant leur intégrité et accessibilité.
Archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante désigne un dispositif d’archivage électronique permettant de conserver des documents et des données de manière à garantir leur intégrité, leur authenticité, leur lisibilité et leur traçabilité dans le temps, afin qu’ils puissent être reconnus comme preuve en cas de contrôle, de litige ou de procédure judiciaire. Proposé comme une option par certaines Plateformes Agréées, il repose sur des mécanismes techniques et organisationnels conformes aux exigences légales et normatives, assurant la fiabilité juridique des documents archivés sur toute leur durée de conservation.
Les statuts, contrôles et traçabilité
Statuts de facture
Chaque facture électronique suit un statut précis : émise, transmise, reçue, acceptée/rejetée, encaissée. Ces statuts permettent un suivi en temps réel de la situation de la facture.
Déposée : Ce statut indique que la déclaration, le document ou la transaction finale a été transmis(e) via la PA. (aucun contrôle de fond n’a encore été réalisé.)
Rejetée : Le statut rejetée signifie que la déclaration ou la transaction a été automatiquement refusée lors des contrôles techniques ou de conformité. Le dépôt est considéré comme non valide et doit être corrigé puis redéposé.
Refusée : Le statut refusée intervient après des contrôles métier ou réglementaires réalisés par l’administration. Les données sont techniquement conformes, mais ne respectent pas les règles fiscales ou légale. Une action corrective ou un échange avec l’administration est nécessaire.
Encaissée : Ce statut indique que le paiement associé a été effectivement reçu et comptabilisé par l’administration. La procédure fiscale est finalisée, les obligations financières correspondantes sont acquittées et tracées.
Traçabilité
Capacité à suivre l’historique complet d’une facture depuis sa création jusqu’à son archivage. Les PA assurent cette traçabilité grâce à des identifiants uniques et à la journalisation des échanges.
Signature électronique
Garantit l’authenticité et l’intégrité des factures dans certains contextes. Dans le cadre du e-Invoicing via PA, elle n’est pas obligatoire car la conformité est assurée par la plateforme.
Les aspects métiers et organisationnels
Supervision des flux e-Invoicing
Nouveau rôle clé pour les directions financières et informatiques : surveillance des statuts, anticiper les erreurs, et garantir la conformité continue des échanges.
Automatisation des processus
L’e-Invoicing s’inscrit dans une démarche plus large de digitalisation et d’automatisation : intégration avec l’ERP, contrôles automatiques, rapprochement comptable, reporting intelligent, etc. Au-delà des factures, vous pouvez automatiser tous types de flux (bon de commande, note de frais, …)
Les enjeux stratégiques de la réforme
Conformité
Respect des obligations légales fixées par l’Etat, incluant le format, les mentions obligatoires et la transmission via une Plateforme Agréée.
Transition numérique
En résumé, la transition numérique désigne le processus par lequel une organisation, une administration ou un écosystème modernise ses modes de fonctionnement en intégrant les technologies numériques dans l’ensemble de ses activités. Elle vise à dématérialiser les processus, automatiser les échanges, améliorer l’efficacité opérationnelle, renforcer la qualité et l’accessibilité des services, et sécuriser la gestion des données, tout en accompagnant l’évolution des pratiques, des compétences et de la gouvernance.
Le vocabulaire de l’e-Invoicing évolue au rythme de la réglementation et des technologies. Bien comprendre ces termes permet de mieux anticiper les impacts sur votre organisation et d’aborder la réforme en toute sérénité.
