A l’approche de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique en 2026, les entreprises doivent non seulement adapter leurs systèmes à de nouvelles obligations fiscales, mais aussi veiller à respecter un cadre déjà existant : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Entre traitement de données sensibles, conservation longue durée et échanges interconnectés, la facture électronique devient un enjeu de conformité RGPD à part entière. Voici ce que vous devez savoir pour rester dans les clous.
Pourquoi la facture électronique est concerné par le RGPD ?
La facture électronique contient une série d’éléments qui relèvent des données personnelles, notamment :
- Noms et coordonnées de contacts,
- Numéros de SIREN,
- Identifiants clients ou fournisseurs rattachés à des personnes physiques,
- Informations de paiement, d’adresse, voire d’usage.
Toute entreprise émettrice ou réceptrice de factures est donc considérée comme un responsable de traitement, et à ce titre, soumise aux obligations du RGPD.
Quelles obligations RGPD s’appliquent à la facturation électronique ?
1. Licéité et transparence du traitement
L’entreprise doit informer les personnes concernées (employés, clients, fournisseurs) de l’utilisation de leurs données personnelles à des fins de facturation.
Un lien vers la politique de confidentialité est souvent suffisant, à condition qu’elle soit claire et accessible.
2. Minimisation des données
Seules les données strictement nécessaires au traitement comptable et fiscale doivent figurer sur la facture. Inutile d’y ajouter des données personnelles superflues.
3. Limitation de la durée de conservation
Le RGPD prévoit que les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire. En matière de facturation, la durée de 10 ans imposée par le droit fiscal constitue la base légale.
A noter : à l’issue de ce délai, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
4. Sécurité des données
Les factures électroniques doivent être stockées sur des infrastructures garantissant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données (accès restreint, chiffrement, sauvegardes…).
Un prestataire conforme à ISO 27001 et qualifié SecNumCLoud renforce cette garantie.
5. Traçabilité et audibilité
Les accès, modifications et suppressions doivent être tracés, en particulier pour les documents sensibles. Cela permet de justifier le respect des obligations en cas de contrôle.
Les points de vigilance dans le cadre de la réforme 2026
La réforme introduit un nouvel acteur : la Plateforme Agréée (ex PDP – Plateforme de Dématérialisation Partenaire), qui traite et transmet les données à l’administration. Elle devient sous-traitante de vos données au regard du RGPD.
Vous devez donc :
- Vérifier que la PA dispose d’un registre de traitements clair et conforme,
- Vous assurer qu’elle a signé un contrat de sous-traitance RGPD détaillant les responsabilités,
- Demander un engagement sur l’hébergement des données en Europe, pour éviter tout transfert hors UE, et vérifier la labélisation SecNumCloud,
- Confirmer qu’elle garantit la suppression des données à échéance.
Comment EsaLink et Hubtimize garantissent la conformité RGPD ?
Chez EsaLink, la protection des données est une priorité. Notre solution Hubtimize E-Invoicing, certifiée Plateforme Agrée (ex PDP), a été pensée pour allier conformité fiscale et conformité RGPD :
- Infrastructure qualifiée SecNumCLoud,
- Données hébergées exclusivement en France,
- Conformité avec ISO 27001 sur l’ensemble des activités et services,
- Conformité RGPD avec charte disponible sur demande,
- Archivage conforme à la durée fiscale, avec suppression ou anonymisation des données à échéance.
Besoin d’aide ?
Nos experts vous accompagnent pour garantir une conformité complète, aussi fiscale que réglementaire. Contactez-nous pour évaluer la conformité de votre processus de facturation électronique avec le RGPD.
