L’année 2025 marquera un tournant majeur pour la facturation électronique en Allemagne, avec l’entrée en vigueur d’une nouvelle réforme fiscale. Cette initiative s’inscrit dans la tendance européenne visant à moderniser les processus fiscaux, à renforcer la lutte contre la fraude et à entamer les ajustements réglementaires dans le cadre de la réforme ViDA. Chez EsaLink, nous avons notre propre solution : Hubtimize E-Invoicing, et sommes prêts à accompagner nos clients pour répondre à ces nouvelles exigences internationales.
Une réforme ambitieuse pour l’Allemagne
A partir de janvier 2025, l’Allemagne imposera de nouvelles obligations en matière d’E-Invoicing pour les transactions B2B domestiques. Inspirée des modèles déjà en place en Italie ou en France, cette réforme vise à :
- Standardiser les échanges de factures électroniques entre entreprises.
- Améliorer la transparence fiscale et réduire les écarts de TVA.
- Faciliter le contrôle des transitions grâce à une transmission en temps réel (ou quasi temps réel) des données à l’administration fiscale.
Cette évolution aura un impact sur les entreprises opérant en Allemagne : elles devront adopter des solutions techniques conformes aux nouvelles exigences.
Quelles sont les nouvelles obligations ?
Les détails des nouvelles obligations suite à la réforme allemande de janvier 2025 :
- Format obligatoire : les factures devront être émises dans un format électronique standard, conforme aux normes européennes (EN 16931).
- Le format Rechnung est le format standard et obligatoire pour les transactions avec les secteur public allemand. Il s’agit d’un format XML structuré conforme aux normes européennes (EN 16931).
- Le format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) qui lui est basé sur un standard hybride. Il combine une représentation lisible (PDF) et un fichier XML intégré contenant des données structurées.
- Archivage conforme : les entreprises devront garantir un stockage sécurisé et accessible des factures électroniques sur plusieurs années.
Ces obligations impliquent une adaptation des systèmes d’information pour garantir non seulement la conformité, mais aussi la continuité des activités commerciales.
Les dates clés de la réforme allemande.
Première étape : le 1er janvier 2025
- Obligation pour toutes les entreprises (B2B) de pouvoir recevoir des factures électroniques au format conforme à la norme EN 16931. (notamment XRechnung ou ZUGFeRD).
- Ces formats électroniques structurés devront être acceptés pas les entreprises pour assurer la conformité avec les obligations fiscales.
- Les entreprises auront toujours la possibilité d’émettre des factures papier ou non structurées (PDF) avec le consentement du destinataire jusqu’à fin 2026.
Deuxième étape : le 1er janvier 2027
- Obligation pour les entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 800 000 euros de passer exclusivement à l’émission de factures électroniques structurées pour les transactions B2B.
- Les factures papier ou PDF non structurées ne seront plus acceptées, sauf pour certaines exceptions (facture de faible montant, billets de transport – voir plus bas).
Troisième étape : le 1er janvier 2028
- Généralisation de l’obligation de l’E-Invoicing à toutes les entreprises allemandes pour les transactions B2B. Tous les fournisseurs devront émettre des factures au format électronique conforme, quelle que soit leur taille et leur chiffre d’affaires.
En pratique, le volet relatif à l’E-Reporting, qui consiste à transmettre les données obligatoires à l’administration fiscale, sera mis en œuvre ultérieurement, avec un échéancier prévue pour 2028 ou plus tard. Ce second volet rend impératif l’alignement de toutes les factures sur la norme EN 16931 d’ici cette date, et ce afin de garantir une harmonisation complète et une conformité totale avec les exigences futures.
Réglementations spéciales et exceptions
- Les factures de faible montant (moins de 250 euros) ou les titres de transport sont exemptés des obligations strictes de formatage structuré.
- Une période de transition (entre 2027 et 2028) permettra aux petites entreprises et autres acteurs de s’adapter progressivement aux nouvelles règles.
EsaLink et Hubtimize : votre allié pour la conformité
Chez EsaLink, nous comprenons les défis que représentent ces nouvelles réglementations pour nos clients. C’est pourquoi notre solution Hubtimize E-Invoicing est conçue pour s’adapter aux spécificités des réformes fiscales à l’internationale, y compris donc celle de l’Allemagne.
Voici comment nous vous accompagnons :
- Conformité garantie : La solution Hubtimize est en mesure de respecter les standards allemands en matière de format, de transmission et d’archivage des factures électronique.
- Flexibilité internationale : En intégrant le réseau PEPPOL, une solution standardisée et reconnue pour l’échange sécurisé de factures électroniques. Les réseau PEPPOL est nativement compliant avec la norme EN 16931 (format UBL). Hubtimize, point d’accès PEPPOL, est adapté aux exigences légales et prêt pour l’avenir dans le cadre des futures étapes de la réforme en France, et ailleurs.
- Connectivité optimisée : Hubtimize s’intègre facilement à vos systèmes informatiques (ERP et tout autre logiciel) pour une transition fluide.
- Support dédié : Nos équipes d’experts restent à vos côtés pour vous guider dans la mise en œuvre et l’exploitation de la solution.
Avec EsaLink, vous pouvez aborder cette transition vers l’E-Invoicing avec sérénité en optimisant vos processus de facturation et en respectant pleinement les nouvelles normes légales.
Pourquoi anticiper dès maintenant ?
Attendre le dernier moment pour se conformer peut engendrer des risques importants :
- Pénalités fiscales en cas de non-conformité.
- Ralentissements opérationnels si les processus ne sont pas prêt à temps.
- Perte de compétitivité face à des partenaire ou concurrents mieux préparés.
En adoptant Hubtimize dès aujourd’hui, vous bénéficiez d’une solution éprouvée et adaptable, qui vous permet d’être prêt dès 2025. Et d’ainsi vous assurer une tranquillité d’esprit quel que soit le pays avec qui vous échangez des vos factures.
Préparez-vous avec EsaLink
La réforme fiscale allemande de 2025 n’est pas simplement une contrainte ! C’est aussi une opportunité d’optimiser vos processus, de renforcer votre conformité et de moderniser vos outils de gestion. Avec EsaLink et notre Hubtimize E-Invoicing, vous avez l’assurance d’une solution fiable, performante et en phase avec les évolutions réglementaires.
Ne laissez pas la conformité fiscale devenir un frein : contactez nous dès maintenant pour anticiper ces changements avec sérénité !
