La réforme 2026 sur la facturation électronique marque un tournant majeur pour les entreprises françaises. Elle vise à généraliser l’utilisation des factures électroniques entre les entreprises assujetties à la TVA. Mais la réforme ne s’arrête pas à la simple facture ! Elle implique un ensemble de documents commerciaux et fiscaux, qui devront circuler sous format électronique structuré, conforme et traçable.

• Quels sont exactement les documents concernés ?
• Quelles sont les obligations de transmission et de format ?
• Comment s’y préparer efficacement ?

Décryptage complet

Rappel : en quoi consiste la réforme 2026 ?

La réforme, pilotée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), entrera en vigueur progressivement à partir de septembre 2026. Elle impose :

• La réception obligatoire des factures électroniques à toutes les entreprises assujetties à la TVA, via une Plateforme Agréée,
• L’émission obligatoire de factures électroniques certifiées conformes, par une Plateforme Agréé : pour les grandes entreprises dès 2026, puis pour les ETI et TPE/PME (2027),
• Le reporting de certaines données de transactions à l’administration fiscale via une Plateforme Agréée (ex. PDP).

Quels documents sont concernés par la réforme ?

Les factures électroniques

C’est au cœur de la réforme.

Concrètement, les entreprises françaises devront transmettre toutes les factures B2B domestiques sous un format structuré ou mixte (Factur-X, UBL, CII), via une Plateforme Agréée (anciennement appelée PDP).

Les formats échangés entre PA sont les suivants:

• Factur-X (hybride PDF + XML),
• UBL (Universal Business Language),
• CII (Cross Industry Invoice – norme UN/CEFACT)

A noter : en fonction des capacités techniques de votre Plateforme Agréée, vous pourrez aussi conserver vos formats structurés actuels tels que des iDoc, XML, EDIFACT … c’est ici toute la force d’une PA EDI comme HUBTIMIZE E-Invoicing.

Les avoirs et notes de crédit

On assimile les avoirs à des factures. Il faut donc les émettre, les transmettre et les conserver, au même titre que les factures classiques, dans le format électronique prescrit.

Les factures d’acompte

Les acomptes facturés à l’avance sont aussi concernés. Chaque acompte fait l’objet d’une facture, elle aussi soumise aux exigences de la réforme.

Les données de transactions (e-Reporting)

Pour les opération hors périmètre de facturation électronique obligatoire, les entreprises devront transmettre certaines données à l’administration fiscale :

• Transactions B2C (clients particuliers),
• Transactions B2B avec des entreprises étrangères,
• Livraisons intracommunautaires ou exportations.

La Plateforme Agréée effectue ce dispositif, appelé e-Reporting, en utilisant des formats structurés précis comme Factur-X, CII et UBL.

Les données de paiement

Pour certaines opérations (acompte, prestations de services), des informations de paiement devront être transmises à l’administration afin de :

• Suivre le cycle de vie de la facture,
• Identifier la date d’exigibilité de la TVA,
• Améliorer la lutte contre la fraude.

Le partage des cycles de vie d’une facture

La réforme 2026 impose un suivi rigoureux du cycle de vie des factures électroniques pour garantir la traçabilité et la conformité des échanges. Chaque statut reflète une étape clé dans le traitement d’une facture, depuis son émission jusqu’à son paiement.

Différents acteurs gèrent ces statuts : la Plateforme Agréée, l’éditeur ou intégrateur, et le client utilisateur.

Statuts gérés par la Plateforme Agréée (obligatoires et réglementaires)

La Plateforme Agréée transmet automatiquement ces statuts et les partage avec l’administration fiscale.

• Déposée : la facture à bien été transmise par l’émetteur et reçue par la PA
• Rejetée : la facture a été refusée par la PA pour non-conformité technique ou fiscale.

L’objectif est de garantir la bonne transmission ou signaler tout blocage empêchant le traitement réglementaire.

Statuts gérés par l’éditeur (obligations mais hors socle PA)

L’éditeur ou l’intégrateur gère certains statuts et les transmet à la PA, qui les relaie ensuite à l’administration et aux partenaires concernés.

Pour les factures clients (émission)

• Encaissé : obligatoire uniquement si votre entreprise est soumise à la TVA sur encaissements. Ce statut indique que le paiement a été reçu et doit être notifié pour le calcul de la TVA.

Pour les factures fournisseurs (réception)

• Refusée : la facture a été rejetée par le client, avec l’obligation de préciser le motif de refus. La PA se charge ensuite de transmettre ce statut et le motif au fournisseur et l’administration.

Statuts optionnels gérés par le client utilisateur

Ces statuts ne sont pas réglementaires mais permettent d’améliorer la gestion interne et l’automatisation du traitement des factures. Le client conserve les données dans son périmètre et peut les partager pour optimiser la traçabilité globale.

Pour les factures clients (émission)

• Complétée : facture enrichie ou corrigée après son émission.

Pour les factures fournisseurs (réception)

• Prise en charge : facture intégrée dans le circuit interne de validation et de traitement.
• Approuvée / approuvée partiellement : validation totale ou partielle par les équipes concernées.
• En litige : Le client conteste la facture (erreur, désaccord sur le montant, etc.)
• Suspendue : traitement temporairement stoppé, par exemple en attente d’un justificatif.
• Paiement transmis : l’ordre de paiement a été envoyé au fournisseur.

Ce que cela implique pour votre entreprise

Pour se conformer à la réforme 2026, les entreprises doivent :

• Identifier tous les types de factures et documents commerciaux qu’elles émettent ou reçoivent (cartographie des flux),
• Vérifiez si l’obligation d’e-Invoicing ou d’e-Reporting concerne ces documents,
• Mettre en place une solution de facturation électronique interopérable (PA)
• Assurez-vous qu’une PA spécialisée prend en charge leurs formats en cas de format hors socle,
• Prévoir l’archivage électronique légal et sécurisé des documents.

Comment EsaLink vous accompagne

Avec Hubtimize e-Invoicing, notre plateforme certifiée Plateforme Agréée, EsaLink vous aide à relever tous les défis de la réforme de la facturation électronique et au-delà.

Notre solution a été conçue pour simplifier votre mise en conformité tout en garantissant une gestion fluide et sécurisée de vos flux. La solution intègre des contrôles réglementaires pour garantir que chaque facture et chaque transmission respecte les obligations légales, qu’elles soient nationales ou internationales.

Une gestion multi-formats et interopérable

Hubtimize prend en charge tous les formats structurés et mixtes exigés par la réforme – tels que Factur-X, UBL, CII, mais aussi vos formats historiques comme EDIFACT, XML, iDoc…

Cette gestion multi-formats vous offre une flexibilité maximale pour échanger avec l’ensemble de vos partenaires sans avoir à transformer vos systèmes internes.

Une intégration à faible impact

Hubtimize s’intègre de manière douce et progressive dans votre écosystème existant, sans nécessiter de refonte complète de vos processus.

Elle vient compléter vos ERP, TMS, WMS et outils métiers, en limitant les interruptions et en accélérant la prise en main par vos équipes.

Une couverture complète des flux de facturation

Pour répondre à tous vos besoins, notre plateforme s’appuie sur des points d’accès stratégiques, tels que PEPPOL et Chorus Pro, permettant de couvrir l’intégralité de vos flux, qu’ils soient domestiques ou internationaux.

Vous bénéficiez ainsi d’une compliance totale, qu’il s’agisse de la réforme française ou d’autres réglementations en Europe et dans le monde.

Une vision globale : au-delà de la facture

Avec Hubtimize, vous ne vous limitez pas à la facturation électronique.

Notre solution permet également de digitaliser l’ensemble de vos échanges B2B, grâce à l’EDI (Echange de Données Informatisé).

La solution automatise et centralise tout votre cycle logistique — commandes, avis d’expédition, ordres de transport — sur une même plateforme.

En résumé, Hubtimize e-Invoicing vous apporte une solution complète pour gérer, suivre et optimiser vos flux de facturation et d’échanges interentreprises, tout en restant conforme aux évolutions réglementaires et en préparant votre organisation à la digitalisation globale.

A retenir

La réforme 2026 ne concerne pas uniquement les factures classiques, mais aussi :

• Avoirs, factures d’acompte,
• Données de transactions B2C et internationales (e-Reporting),
• Informations de paiement.

Prévoir ces éléments est essentiel pour réussir votre mise en conformité.

Contactez nos experts pour discuter de votre projet PDP “Plateforme Agréée” !