Avec l’entrée en vigueur progressive de la réforme de la facturation électronique à partir de 2026, les entreprises françaises doivent repenser la manière dont elle émettent et reçoivent leurs factures. Mais concrètement, comment se déroule le cycle de vie d’une facture électronique dans ce nouveau cadre réglementaire ? Voici les grandes étapes à connaître.

Le cycle de vie d’une facture électronique

Création de la facture

Le cycle de vie d’une facture électronique commence par sa génération dans le système de gestion de l’entreprise (ERP, logiciel comptable, etc..). La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires (TVA, numéro SIREN, date, numéro unique, etc…), et s’échanger dans l’un des trois formats structurés du socle réglementaire (Factur-X, UBL, CII).

L’objectif ici est de produire une facture conforme aux normes de l’administration fiscale.

Transmission via une plateforme certifiée

A partir de 2026, les factures ne seront plus envoyées directement de fournisseur à client. Elles transiteront par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, plus connue sous le nom de PDP.

• Le fournisseur doit alors choisir une PDP certifiée pour envoyer ses factures et être en totale conformité avec la réforme 2026.
• La plateforme PDP du fournisseur vérifie la conformité des données et transmet la facture à la PDP du destinataire (client).
• Chaque facture reçue via votre PDP passe ainsi un second niveau de contrôles.
• Les données partagées sont, en parallèle, partagées à l’administration fiscale française par les PDP.

Le but est d’assurer la traçabilité, la transmission sécurisée de la facture, et la remontée des informations à l’administration française.

Réception par le client

Le client reçoit la facture électronique via sa propre plateforme. Celle-ci peut intégrer automatiquement la facture dans son système comptable. Cette procédure permet ainsi de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et donc permet une meilleure gestion de la trésorerie.

Traitement et validation

Le client valide la facture (vérification des montants, des livraisons, des conditions contractuelles, etc.). En cas de litige, des statuts peuvent être appliqués à la facture : refusée, mise en attente ou acceptée.

Archivage électronique

Une fois traitée, elle doit être archivée pour une durée légale de 10 ans par votre PDP. L’archivage doit garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de la facture dans le temps.

Votre PDP peut également vous proposer un service d’archivage à valeur probante ou partager les factures conformes à une solution d’archivage à valeur probant (SAE) que vous avez déjà en place chez vous.

Déclaration des données à l’administration

Dernière étape, mais cruciale : les données de facturation (montant HT, TVA, identifiants des parties, etc.) sont transmises à l’administration fiscale à des fin de E-Reporting et de lutte contre la fraude. Cette étape permet un meilleur pilotage de la TVA en temps réel et une simplification des contrôles.

Les statuts d’une facture électronique

Une facture électronique peut prendre plusieurs statuts au cours de son traitement. Ces statuts permettent de suivre son avancement et d’identifier rapidement les anomalies.

Les statuts obligatoires gérés par la PDP

Certaines étapes du cycle de vie sont automatiquement prises en charge par la PDP et doivent impérativement être suivies dans le cadre des flux réglementaires :

• Déposée : facture transmise par l’émetteur à la PDP
• Rejetée : facture refusée par la PDP pour non-conformité technique ou fiscale

Statuts obligatoires à gérer côté éditeur

D’autres statuts, bien que ne relevant pas du socle PDP, doivent être gérés par l’éditeur selon son rôle dans le cycle et partagés à la PDP :

• Factures client (émission) : Encaissée. Statut obligatoire uniquement en cas de TVA sur encaissements, signalant que le paiement a été perçu. Ce statut n’est ainsi pas à traiter dans le cas de TVA sur les débits.
• Factures fournisseurs (réception) : Refusée. Statut obligatoire en cas de rejet de la facture par le client, accompagné d’une raison de refus. La PDP est ensuite chargée de transmettre ce statut, accompagné du motif, à l’émetteur de la facture et à l’administration.

Statuts optionnels gérés par le client utilisateur

Pour enrichir le suivi et permettre une meilleure automatisation comptable et opérationnelle, plusieurs statuts optionnels peuvent être utilisés. Ces statuts sont particulièrement utiles pour refléter l’état d’avancement dans le traitement peuvent être utilisés. C’est statuts sont particulièrement utiles pour refléter l’état d’avancement dans le traitement interne des factures :

• Factures Clients (émission) :
  • Complétée : Facture enrichie ou corrigée avec des informations complémentaires post-émission.
• Factures Fournisseurs (réception) :
  • Prise en charge : facture intégrée dans le circuit de traitement interne.
  • Approuvée / approuvée partiellement : validation totale ou partielle de la facture par les services concernés.
  • En litige : contestation sur le contenu ou le montant de la facture.
  • Suspendue : traitement temporairement interrompu.
  • Paiement transmis : ordre de paiement émis en direction du fournisseur.

L’utilisation de ces statuts, bien que non obligatoire, est fortement recommandée pour optimiser la gestion des flux, améliorer les délais de traitement, et renforcer la traçabilité vis-à-vis des tiers et des autorités fiscales.

Il est important que ces statuts soient intégrés côté éditeur et interfacés avec les API de la PDP pour permettre une remontée fluide des statuts aux parties prenantes.

La réforme de 2026 marque une étape déterminante dans la digitalisation des échanges commerciaux. En structurant le cycle de vie des factures électroniques et en imposant des statuts normalisés, elle transforme la facture en un véritable objet numérique traçable et sécurisé. Pour les entreprises, il ne s’agit pas seulement de se conformer à la réglementation, mais aussi de saisir une opportunité d’optimisation des processus comptables et financiers.

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