Présentation

La Solution HUBTIMIZE e-Invoicing est une plateforme créée par EsaLink, pour répondre à vos besoins de dématérialisation des factures. Elle vous permet de rationaliser la collaboration avec vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux en numérisant et en archivant automatiquement les transactions B2B & B2G (Business to Government) :

• Réception de vos factures (quel que soit le format)
• Transformation du fichier au format attendu par le client / Prestaire dématérialisation du client
• Mise en conformité légale
• Signature électronique sécurisée
• Adaptabilité, en cas de besoin, des composants de la facture attendus par le client
• Archivage
• Intégration dans le référentiel d’audit pour faciliter le contrôle fiscal
• Envoi automatique vers le client ou son prestataire (possibilité d’envoyer simultanément plusieurs formats d’une même facture)

Archivage

EsaLink confie l’archivage à la plateforme SOVOS TrustWeaver, numéro 1 mondial dans ce domaine. Lorsque votre facture est traitée par la plateforme HUBTIMIZE e-Invoicing, celle-ci est transférée automatiquement, et archivée chez SOVOS TrustWeaver pendant toute la durée légale applicable (varie selon le Pays en question).
Les éléments archivés sont les suivants :

• Facture originale
• Fichier cible de transformation
• Facture certifiée conforme, au format attendu par le client
• PDF de la facture pour garantir la lisibilité des composants
• Liste des partenaires présents dans la facture
• Liste des destinataires de la facture
• Archive Metadata

La plateforme intègre une interface utilisateur de Service d’Archivage qui permet de rechercher les documents archivés et d’y accéder pendant 10 ans.

Suivi / Monitoring / reporting

La Solution HUBTIMIZE e-Invoicing vous permets de visualiser en temps réel l’ensemble des étapes de dématérialisation, à savoir :

• Suivre et retracer les transactions
• Examiner les données de transaction et les métadonnées
• Identifier et résoudre les erreurs de traitement
• Créer des rapports sur l’historique du traitement
• Suivre la dématérialisation :
  • Visualisation du document source, c’est-à-dire la facture émise dans son format d’origine
  • Visualisation du document cible, c’est-à-dire le format dans lequel la facture est transformée
  • Visualisation de l’équivalence au format PDF, afin que la lisibilité et la compréhension du document soit optimum